RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) entrará en vigor a partir del próximo 25 de mayo, con un impacto muy fuerte en las empresas que se manejen con datos personales.

En este artículo se presenta a todos los interesados un resumen sobre el contenido del nuevo reglamento, especialmente en lo relativo a empresas españolas. El propósito es que sirva como guía a todos aquellos directores y empleados de empresas que, directa o indirectamente, esté relacionados con la protección de datos de carácter personal.

¿Qué es el RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos fue aprobado en mayo de 2016 por el Parlamento Europeo y el Consejo, principalmente con la necesidad de unificar las regulaciones de los estados miembros en este tema, además de introducir ciertas novedades relacionadas con las novedades del mundo digital.

Aprobado bajo el número 2016/679, su nombre completo es reglamento “relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE”.

1. Nuevos principios

Se introducen tres principios fundamentales que regirán el tratamiento:

Responsabilidad (accountability): se exige a todas las organizaciones, públicas y privadas, que adopten en todos sus niveles una actitud proactiva, diligente y consciente en el tratamiento de datos. Las empresas deben ser capaces de demostrar que cumplen con los nuevos requerimientos, lo que las llevará a implementar políticas internas y mecanismos de control.

Protección de datos por defecto y desde el diseño: las medidas destinadas a protección de datos deberán ser desarrolladas y aplicadas desde el inicio mismo de la empresa o actividad de tratamiento.

Transparencia: la información sobre tratamiento de datos personales (por ejemplo, avisos y políticas de privacidad) deberá ser más sencilla y comprensible para el usuario.

2. Nuevos derechos

Los derechos a favor de las personas físicas cuyos datos se traten han sido reforzados y renovados, como se indica a continuación.

Consentimiento inequívoco: se requiere una aceptación expresa y consciente de la persona autorizando el tratamiento de sus datos personales (adiós al consentimiento tácito).

Derecho al olvido, desarrollando a partir de cierta jurisprudencia europea, especial en casos iniciados contra Google, consiste esencialmente en los derechos de cancelación u oposición en el entorno online.

Derecho de acceso: implica que las personas físicas, en caso de que sus datos personales estén siendo tratados, puedan acceder a los mismos y obtener información sobre: (i) finalidad del tratamiento; (ii) destinatarios de los datos; (iii) plazo de conservación, entre otros.

Portabilidad: los interesados tienen derecho a recibir los datos personales que hayan suministrado a un responsable, en un formato legible y ordenado. También pueden transmitir esos datos a otro proveedor.

Denuncias e indemnizaciones: las personas pueden presentar denuncias a responsables a través de asociaciones de usuarios. Además, tienen derecho a reclamar indemnizaciones por los daños y perjuicios derivados de tratamientos llevados a cabo en forma ilícita.

3. Sanciones

Las sanciones establecidas por el reglamento europeo son más rigurosas. La LOPD establecía multas económicas desde 900 euros y llegando a los 600 000 en los casos de mayor gravedad.

Sin embargo, en el reglamento europeo se establecen criterios de proporcionalidad en base a la facturación de la empresa. Así, las organizaciones pueden llegar a pagar en concepto de multa sumas de hasta el 4 % de la facturación global anual con un tope máximo de 20 millones de euros. Sin duda, hay una gran diferencia.

4. La figura del delegado

Otro aspecto destacado del reglamento general es la creación de una figura novedosa: el Delegado de Protección de Datos. Se trata de una persona con experiencia y conocimiento en la materia, que obligatoriamente deberá ser designada por organismos públicos y por empresas que realicen tratamiento de datos personales a gran escala. Actuará con total autonomía de la autoridad de control (Agencia Española de Protección de Datos).

Entre sus funciones más relevantes se encuentran las de informar obligaciones que tiene a cargo el responsable del tratamiento de los datos en la empresa, supervisar que cumpla con las políticas y obligaciones a su cargo y también ofrecer su asesoramiento respecto de decisiones y acciones que la organización ejecute en materia de protección de datos.

¿Cómo deben las empresas cumplir con el RGPD? Las funciones de los diferentes departamentos

Desde luego, en todas las empresas que traten datos de carácter personal, los representantes y los responsables del tratamiento deberán contar con la capacitación suficiente sobre sus obligaciones y la eventual consecuencia de sus acciones. Lo mismo para todos los empleados de la empresa que tengan acceso a la información.

En particular, es necesario que las diferentes áreas cumplan con los siguientes mandatos:

RRHH: es una oportunidad para reforzar los niveles de seguridad en cuanto al tratamiento de datos, tanto de empleados de la empresa como de clientes. Ha de considerarse especialmente esta circunstancia en los procesos de selección de personal: los candidatos deben contar con los derechos que hemos mencionado anteriormente.

Marketing: los integrantes de esta área deben asegurar que en el momento del consentimiento se hayan explicado debidamente las finalidades y las modalidades del tratamiento de datos.

Legal: sin dudas, la función de asesoramiento y control que pueden cumplir los abogados con respecto al resto de las áreas es fundamental. Este departamento debe chequear cuestiones como el tratamiento de las solicitudes, la documentación de los procesos, la adecuación de los tiempos de respuesta y la publicación de las políticas.

Finanzas: el RGPD impacta sobre los certificados digitales personales (por ejemplo, Single Euro Payments Area). Por ello, los departamentos de finanzas asegurarán que los certificados e identificadores digitales sean seguros. También identificar claramente las multas aplicables y los planes de riesgo.
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Sabies que murano es

Sage es una empresa inglesa de Newcastle que en 2005 compró Logic Control, una empresa de Sabadell especializada en ofrecer soluciones de software ERP para PYMEs españolas. Con esta adquisición Sage ha conseguido una cuota de mercado del 55% en el sector de los programas de gestión empresarial a nivel español. Infordisa era partner de Logic Control casi desde nuestros inicios, ya que la posibilidad de ofrecer una solución global a nuestros clientes, que integrara software y hardware, ha sido siempre nuestra máxima.

Trabajábamos con Logic Class de Logic Control, y desde la fusión, somos expertos también en Sage Murano de Sage

Con la compra de Logic Control por parte de Sage, pasamos a ser partners oficiales de Sage, con un larga trayectoria y un extenso conocimiento de las soluciones ofrecidas. La ambición siempre ha sido uno de nuestros motores, y es por eso que hemos adquirido con los años otros partners, que han colaborado en la ampliación del soporte y calidad del servicio para nuestros clientes.

El conocido Sage Murano, es el fruto de la compra de la marca catalana por parte de Sage, y la evolución de lo que era Logic Class. Éste era una de nuestras principales apuestas en cuanto a software y así lo ha sido siendo con los años.

Además de ser expertos conocedores del ERP Sage Murano, disponemos de un equipo de programadores en tecnología ASP.net. Visual Basic sobre cualquier BBDD para dar soluciones a las necesidades particulares de cada cliente para integrarlos en el ERP. Estamos especializados en formación, consultoría, programación y puesta con marcha del Erp Sage murano.

Con los años, hemos diversificado también nuestra dedicación con software, y hemos incorporado a nuestra cartera, otros productos como Sage SP o la reciente incorporada Corus, de propiedad de Infordisa.

Que es la sepa es

La creación de la Unión Económica y Monetaria y la introducción de los billetes y monedas en euros han sido hitos decisivos para la existencia de un mercado único en la Unión Europea. Desde su introducción, en enero de 2002, en todos los países de la eurozona es posible realizar pagos en efectivo en la misma moneda con la comodidad y sencillez con la que se efectuaban anteriormente los pagos en las respectivas monedas nacionales. No obstante, en el ámbito de los pagos que no se hacen en efectivo, permanece una situación de fragmentación que, en última instancia, dificulta la culminación de ese objetivo.

Para contribuir a paliar esta situación nace la Zona Única de Pagos en Euros, conocida bajo el acrónimo SEPA (de la terminología inglesa Single Euro Payments Area).

¿Qué es la SEPA?

La SEPA es la zona en la que ciudadanos, empresas y otros agentes económicos pueden hacer y recibir pagos en euros, con las mismas condiciones básicas, derechos y obligaciones, y ello con independencia de su ubicación y de que esos pagos impliquen o no procesos transfronterizos.

La SEPA supondrá un nuevo escenario caracterizado por una armonización en la forma de hacer pagos en euros principalmente mediante el empleo de tres grandes tipos de instrumentos: las transferencias, los adeudos domiciliados y las tarjetas de pago.

 

sepa-erp-sage-murano

¿Qué ventajas aporta SEPA?

Gracias a SEPA, todas las operaciones en euros realizadas entre los países participantes  quedarán sujetas a un conjunto de reglas y condiciones homogéneas, por lo que serán procesadas con la misma facilidad, rapidez, seguridad y eficiencia con que lo son actualmente dentro cada uno de los mercados nacionales. Este nuevo paso hacia una plena integración económica y monetaria, beneficiará tanto a consumidores, como empresas, administraciones públicas y demás usuarios, creando un escenario con un mayor grado de dinamismo, competencia e innovación.

 

 ¿A qué países se extiende SEPA?

El territorio que abarca la zona SEPA, para la creación de un mercado único de pagos en euros, comprende 33 países: los 28 países miembros de la UE, así como Islandia, Liechtenstein, Mónaco, Noruega y Suiza.

 

¿Cuándo entrará en vigor la SEPA?

Aunque la migración hacia los nuevos estándares SEPA ya ha comenzado, y actualmente coexisten con los esquemas nacionales, la reciente adopción del Reglamento CE 260/2012, establece el 1 de febrero de 2014 como fecha límite para que las transferencias y adeudos nacionales sean reemplazados por los nuevos instrumentos SEPA.

Asimismo, existen otras fechas relevantes en la migración a SEPA, tales como el 1 de febrero de 2016, para determinados productos nicho; o el 31 de octubre de 2016, para aquellos países que participan en SEPA pero cuya moneda nacional difiere del euro.

 

¿Qué supone la SEPA para empresas, pymes, administraciones, organizaciones y autónomos?

La SEPA, Zona Única de Pagos en Euros, es una iniciativa que permitirá a las empresas y otros agentes económicos (comunidades de vecinos, colegios profesionales, gestores…) de los países participantes, hacer cobros y pagos en euros, con independencia de su ubicación y de que esos pagos sean nacionales o transfronterizos.

Gracias a la SEPA, los cobros y pagos quedarán sujetos a las mismas reglas, por lo que serán procesados con la misma facilidad, rapidez, seguridad y eficiencia, ya sean pagos nacionales o transfronterizos.

 

¿Cómo adapto la SEPA a mi ERP?

La mejor manera de adaptar la SEPA a su ERP es contactando con los especialistas de Infordisa. Somos especialistas en software de Sage, como Sage Murano y Sage SP, y OpenERP.Nuestros profesionales podrán asesorarle la mejor opción y procedimiento para implantar la SEPA a su sistema. Contacte con nosotros fácilmente utilizando el formulario o llamando al 977 612 073.

Información extraída de la web DateCuenta.es del Banco de España

Criterio de caja sage

Encuentra aquí toda la información relativa al Criterio de Caja del IVA

Se podrán acoger al régimen especial del criterio de caja, los sujetos pasivos cuya facturación anual o volumen de operaciones realizada durante el año natural anterior no haya superado los 2.000.000 de euros para el cálculo de la facturación anual.

 

Qué es el Criterio de Caja del IVA

Es un nuevo régimen especial del IVA, de carácter voluntario, que permitirá a partir de 01/01/2014, liquidar el IVA repercutido cuando se cobre y deducir el IVA soportado cuando se pague.

A partir de enero de 2014 las Pymes y autónomos que decidan acogerse a éste régimen tributario, no deberán adelantar a Hacienda el IVA repercutido de las facturas no cobradas total o parcialmente; al igual que tampoco se podrán desgravar el IVA soportado de las facturas por compras o gastos que no hayan pagado total o parcialmente.

Pero también afecta a la deducción del IVA soportado del destinatario de operaciones sujetas a este régimen, aun cuando no esté acogido al criterio de caja.

Es decir puede afectar directa o indirectamente a todos

 

¿Quién puede aplicar el IVA de caja?

Se podrán acoger al régimen especial del criterio de caja, los sujetos pasivos cuya facturación anual o volumen de operaciones realizada durante el año natural anterior no haya superado los 2.000.000 de euros.

Para el cálculo de la facturación anual se establecen estas indicaciones:

  • Si se han iniciado actividades empresariales o profesionales en el año natural anterior, el importe del volumen de operaciones deberá elevarse al año.
  • Si no se hubieran iniciado la realización de actividades empresariales o profesionales en el año natural anterior, se podrá aplicar este régimen especial en el año natural en curso.
    También se incluirán las operaciones en las que se aplique el Impuesto General Indirecto Canario (IGIC), aunque en los términos establecidos por el artículo 24 de la Ley de Emprendedores y por el Gobierno de Canarias.

 

Criterios de exclusión

  • criteri-caixa-contaplusSi se superan los 2 millones de euros en facturación durante el año natural.
  • Los acogidos a otros regímenes especiales.
  • Los que cobren importes en efectivo, de un mismo pagador siempre que supere los 100.000 euros en el año natural.
    El régimen especial del criterio de caja (RECC) se referirá a todas las operaciones realizadas por el sujeto pasivo, excepto las siguientes excluidas: Acogidas a regímenes especiales simplificados (ejemplo módulos), de la agricultura, ganadería y pesca, del recargo de equivalencia, del oro de inversión, servicios prestados por vía electrónica y del grupo de entidades.
  • Entregas de bienes exentas (ejemplo, exportaciones).
  • Adquisiciones intracomunitarias de bienes, importaciones y operaciones asimiladas a importaciones, y aquellas en las que el sujeto pasivo del Impuesto sea el empresario o profesional para quien se realiza la operación de conformidad con los números 2º, 3º, 4º del apartado uno del artículo 84 de esta ley.
  • Autoconsumos.

 

¿Cómo funciona el IVA de caja?

  • Poder acogerse a éste nuevo régimen, la empresa o profesional deberá solicitarlo al Para presentar la declaración de comienzo de actividad (modelo 036 o 037) o en el mes anterior al inicio del año natural en el que debiera a comenzar ser de aplicación, modificando sus datos censales en el apartado relativo al régimen de IVA que le corresponde.
  • Por lo que Diciembre 2013 es el mes en el que para muchos deben de solicitar su acogimiento a este régimen de IVA.
  • De esta forma la Pyme o autónomo tributaría en éste régimen desde ése momento, excepto si decidiese renunciar a él, en cuyo caso la renuncia tendría una validez mínima de tres años, o quedase excluido del mismo.
  • En las operaciones que se acojan al Régimen especial de IVA de Caja, el impuesto se devengará en el momento del cobro, ya sea total o parcial, del importe percibido.
  • Si no se ha producido el cobro, el devengo se producirá el 31 de diciembre del año inmediato. Por lo tanto hay que aclarar que a pesar de todo lo que se ha dicho, el aplazamiento en el pago del IVA a Hacienda es sólo temporal, ya que a final de año es necesario devengarlo todo.
  • Además, será necesario acreditar el momento del cobro de la operación, ya sea total o parcial.
  • Cuando se trate de repercutir el IVA, la repercusión se efectuará en el momento de expedir y entregar la factura, pero no se entenderá como producida hasta el momento del devengo del impuesto, es decir, del cobro de la factura.
  • Es decir, que si se retrasa el cobro de nuestras facturas y estamos en régimen de IVA de caja, no podremos deducirlo en nuestro modelo 303 hasta que lo hayamos cobrado. La cantidad a pagar saldrá de la diferencia entre el IVA cobrado y el IVA realmente pagado.
  • Aquellos sujetos pasivos que no se hayan acogido a éste régimen pero que sean destinatarios de operaciones incluidas en el mismo, no podrán deducirse las cuotas soportadas hasta que no hayan abonado el pago total o parcial de las mismas. En caso de que estos importes no se hubieran satisfecho, no podría deducir el IVA hasta el 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel en que se haya realizado la operación.

 

Cómo afecta a procesos y a la documentación empresarial

Si es una empresa que se acoge este nuevo régimen de IVA.

Facturación:

  • En las facturas que se emitan deberán contener el literal: ”Régimen del criterio de caja”.
  • Plazo para expedir factura: máximo día 15 al mes siguiente en que se ha realizado la operación (fecha operación). Operaciones registrales.
  • Se deben registrar todas las fechas de cobro y pago.
  • Se deben registrar los medios de cobro de las facturas.
  • Posibles afectaciones en los reglamentos de Liquidaciones, Libros Registro y Declaración de Operaciones con Terceras Personas (347).
    Tanto para una empresa acogida como a una no acogida. Nuevos campos en los libros de facturas expedidas/recibidas:
  • Identificación factura acogida al régimen de caja.
  • Fecha cobro / pago (total / parcial).
  • Importe cobrado / pagado.
  • Cuenta bancaria o medio de cobro.
  • Medio del pago.

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Criterio de Caja. Recomendaciones

  • Decidir antes de fin de cada año o al principio de la actividad si me acojo (evaluar las dos alternativas).
  • Si adopta el RECC:
    • Realizar la comunicación a la Administración en los términos reglamentarios.
    • Modificar las facturas para mencionar el acogimiento al Criterio de Caja.
    • Registrar correctamente de acuerdo a la normativa las facturas (afectadas vs no afectadas), fechas y medios de cobro y pago (afectadas).
  • Asegurar la adaptación del software de gestión al Criterio de Caja (cálculo correcto de liquidación, modelos informativos y obligaciones formales).
  • Formación y/o asesoramiento.

 

Conclusión

En operaciones en las que intervengan sujetos pasivos acogidos al Régimen Especial del criterio de caja y otros sujetos pasivos que no lo estén, sólo queda afectado el IVA deducible del sujeto pasivo que no esté acogido al criterio de caja, pues, aun no estando sujeto al mismo, sólo podrá deducir el IVA soportado por operaciones sujetas al criterio de caja cuando proceda al pago total o parcial de las mismas y por tanto, combinará a la vez dos formas de liquidación de IVA diferentes:

  • El de caja, y por tanto, deducción en el momento del pago.
  • El de devengo, y por tanto, deducción en el momento de la recepción de la factura y hasta un máximo de 4 años a partir de la fecha de operación.

 

Caja vs. Devengo. Ventas

Acogido que vende vs. no acogido que compra a uno que sí lo está

1 . Si un acogido al Régimen Especial del criterio de caja vende a un cliente suyo que no lo está, ¿cómo y cuándo se procede a liquidar el IVA de ambos sujetos pasivos?

  • El acogido liquidará su IVA repercutido en el momento del cobro (total / parcial).
  • El no acogido, por el mero hecho de operar con uno que sí lo está deducirá el IVA soportado que provenga de operaciones sujetas a dicho Régimen en el momento del pago total / parcial.
  • El resto de IVA por operaciones que soporte y que provengan de proveedores no acogidos, lo seguirá liquidando por devengo.
  • Cuando un no acogido compra a un acogido sólo se ve afectado su IVA deducible y sólo por las operaciones de que estén sujetas a criterio de caja.