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Sage CRM te ayuda a cumplir con GDPR

Sage CRM

Seguro que algunos empresarios, sobre todo en el caso de las pymes, no saben que a partir del próximo 25 de mayo la forma en que gestiona los datos de sus clientes debe cambiar. Sage CRM te ayuda a cumplir con GDPR, Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés, RGPD por las siglas en español) de la Unión Europea. Se trata de una normativa que lleva dos años en vigor, pero solo ahora será de obligatorio cumplimiento. Y saltárselo puede acarrear graves consecuencias para las compañías. En este post veremos cuáles son algunos de los principales cambios que conlleva la normativa europea y cómo el uso del software de gestión de clientes Sage CRM puede ayudar a cumplir con ella.

El riesgo de incumplir la norma

Esta nueva situación supone que los negocios que traten datos de ciudadanos de la Unión Europea (estén esos negocios en la UE o en otro país) deberán pasar de observar solo la LOPD (en el caso de los españoles) tal y como estaba redactada hasta este momento, a atender a los nuevos requerimientos de la GDPR. Y no hacerlo, puede salir muy caro. Las multas por una inadecuada gestión de datos personales pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% del volumen global anual de la empresa (la cifra que sea más alta).

Pese a lo que acabamos de exponer, las cantidades mencionadas se aplicarán solo en el caso de las sanciones más graves para con la privacidad de los usuarios. Deberán, además, ser proporcionales, por lo que tendrán en cuenta si el incumplimiento se ha producido pese a los esfuerzos de la empresa por evitarlo. Es decir, si su negocio toma las medidas adecuadas para observar la norma y, pese a ello, se produjera un incidente que comprometiera los datos, las multas serían menores. Es ahí donde Sage CRM puede jugar un papel importante.

El paso al consentimiento expreso a las comunicaciones acompañado de Sage CRM

Pocas empresas (por pequeñas que sean) y profesionales autónomos quedan que no envíen algún tipo de comunicación a sus clientes, actuales o potenciales. El envío de newsletters y el e-mail marketing eximían en principio de responsabilidad al emisor, siempre que se facilitara el darse de baja para futuros envíos. Ese es uno de los cambios más relevantes entre la LOPD y la RGPD. Concretamente, la norma europea dice: “El consentimiento debe darse mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, especifica, informada e inequívoca del interesado de aceptar el tratamiento de datos de carácter personal que le conciernen, como una declaración por escrito, inclusive por medios electrónicos, o una declaración verbal”.

Por tanto, la protección frente a posibles penalizaciones económicas pasará a partir de ahora por la obligación de gestionar la petición de autorizaciones y su conservación, para el caso de que se produjese algún problema o reclamación. Esto afectará no solo a las nuevas peticiones de datos personales, sino también a aquellas direcciones de e-mail y otras informaciones con las que contáramos de forma previa a la aplicación de la nueva regulación.

Cúbrase las espaldas con Sage CRM

Si ya trabaja con el CRM de Sage, podrá incorporar de forma simple nuevas funcionalidades como, por ejemplo, gestionar el envío de peticiones de autorización a la base de datos actual, así como a los clientes que desee incorporar por primera vez a la misma; y automatizar el control de dichas autorizaciones, almacenándolas al recibirlas (sean positivas o negativas), vinculándolas a cada cliente para que se le envíen, o dejen de enviar, comunicaciones, etcétera.

Este tipo de tareas podría hacerse de forma manual, sin duda, pero el uso del CRM le permitirá evitar el error humano, especialmente si gestiona una base de datos con muchas entradas y remite de forma periódica un número alto de comunicaciones.

El uso de Sage CRM para cumplir con la RGPD alcanzará a la totalidad de la gestión del consentimiento: peticiones de autorización, almacenamiento de las respuestas, peticiones de información sobre qué datos se guardan, de modificación, de supresión, de portabilidad –estas dos últimas cuestiones también varían con la aplicación de la norma europea –etcétera. Incluso podemos ir más allá, y dejar constancia a través del CRM de todas las acciones que estemos llevando a cabo para cumplir con la regulación y evitar problemas de seguridad que afecten a datos de terceros (como decíamos, las multas pueden variar mucho si la empresa demuestra que ha extremado las precauciones).

Si ya utiliza Sage CRM, en Infordisa podemos guiarle en la orientación de su uso hacia el cumplimiento de la ley. Si aún no lo hace, es un buen momento para plantearse su utilización. Puede contar con la experiencia de nuestros profesionales para ayudarle en cualquiera de los dos casos.

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