Utilizas el CRM para trabajar con eficacia? A partir de la idea básica de David Allen para trabajar con eficacia, descrita en su libro Getting Things Done (GTD), le proponemos 5 maneras de actuar correctamente para una mejora del rendimiento a nivel empresarial utilizando Sage CRM. Un CRM (Customer Relationship Management) en esencia está orientado a mejorar la gestión comercial con nuestros clientes, pero si entendemos los conceptos básicos que explica David Allen en su libro de productividad personal, veremos cómo podemos utilizar CRM para mejorar nuestra eficacia y la de nuestro equipo. A continuación os mostramos 5 claves a tener en cuenta:
1RECOGE El primer paso consiste en la recopilación de datos procedentes de diferentes lugares y guardarlo en un solo lugar. El CRM hace que sea más fácil reunir en un solo lugar información de la empresa del cliente, sus contactos y productos. Puedes entrar información directamente en el CRM o asociar documentación, emails y otras informaciones relevantes.
Gracias a que CRM se sincroniza con Exchange, también puedes adjuntar archivos, emails y relacionarlos con empresas o clientes.
Allen explica que un servicio al cliente profesional, debe trabajar con un gran volumen de información y gestionarla correctamente es clave. Con un CRM puedes almacenar grandes volumen de información digitalmente, lo que permite eliminar el papeleo tanto molesta y peligrosa, y permite que el equipo disponga de toda la información sin la necesidad de perder tiempo buscándola.
2PROCESA Una vez recogida toda la información hay que preguntarse qué significa esta información y qué necesitamos extraer. Según dice Allen, hay que identificamos cada item, y decidimos qué es, qué significa y qué haremos con él.
Sage CRM lleva una herramienta interna que nos permite gestionar esta información y automatizar sus procesos. Se trata del «Workflow» y nos permite automatizar gran parte de las tareas y procedimientos para asegurar su funcionamiento y su utilización.
3ORGANIZA Este paso implica organizar toda la información disponible para actuar posteriormente. El CRM es una herramienta perfecta para la organización de información de manera contextual. Te permite organizar emails, documentos, ofertas, incidencias, etc, para cliente de manera que con un simple vistazo, podemos extraer una valoración objetiva del estado de la relación con el cliente.
Nos permite también generar centrales de conocimiento para que toda la organización tenga disponible problemáticas varias con el cliente y se puedan resolver más rápidamente. Finalmente, también nos permite avisar a los consultores comerciales a los que hay que hacer seguimiento de manera que tengan todo su tiempo disponible para las tareas que realmente importan.
4REVISA Para trabajar con eficacia, es vital revisar información, tareas y proyectos regularmente y preguntarse: ¿Qué me toca hacer ahora? Cuando lo tengo que hacer? Es por est tmotiu que muchas veces es vital hacer revisiones semanales para controlar el estado del trabajo. David Allen dice: «Todo lo que requiere acción, debe ser revisado de manera frecuente para evitar tener que pensar constantemente».
Sage CRM tiene una herramienta muy interesante para llevar a cabo esta revisión semanal. Permite personalizar las pantallas y mostrar la información más relevante para su revisión. Por ejemplo, un gestor de ventas puede personalizar un panel de control con el fin de ver en una sola página, tareas, calendarios, oportunidades pendientes y novedades.
5ACTUA No tiene sentido realizar todas estas tareas anteriores si no van acompañadas de la fase final de ejecución. Sage CRM ayuda a completar las vuestro próximas acciones de diferentes maneras:
A nivel comercial, nos permite generar ofertas, seguimiento de oportunidades, ventas cruzadas, etc. A nivel de atención al cliente, nos permite ver un histórico de comunicaciones con el cliente, ver sus incidencias y resoluciones, y ofrecer la respuesta más precisa según la necesidad. Y a nivel funcional, el acceso móvil del CRM permite a todos los usuarios disponer de esta información siempre disponible y desde cualquier dispositivo, de modo que en cualquier momento de decisión podamos actuar correctamente.
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