Entradas

cumplir la GDPR con Sage

Datos, datos, datos. Cualquier persona con un mínimo interés por la evolución de las estrategias empresariales ha oído hablar de la posición dominante a la cual la obtención, gestión y correcta explotación de datos puede llevar a una compañía. En este artículo, vamos a hablar de la GDPR y cómo Sage te puede ayudar a cumplir con la normativa. Conceptos como el ‘big data’ se han hecho un hueco en la agenda informativa: constantemente nos recuerdan que la información es poder, que contar con métricas adecuadas puede hacernos tomar decisiones adecuadas y adelantarnos a la competencia; e, incluso, a los cambios de escenario. En relación al uso y gestión de la información, hay un acrónimo que todos hemos de empezar a manejar: RGPD (o GDPR, en inglés), es decir, el Reglamento General de Protección de Datos. Veamos la importancia crucial de este nuevo marco legal para cualquier profesional o empresa, y cómo Sage puede ayudarnos a actualizarnos y cumplir la ley.

RGPD: una mayor protección requiere más implicación

Lo que hace el RGPD es, por una parte, homogeneizar las normativas sobre protección de datos personales en el ámbito de la Unión Europea (por lo que afecta, no solo a las empresas situadas en la UE, sino a cualquier compañía que opere con datos personales de ciudadanos europeos); y, por otra, reforzar los derechos de consumidores y ciudadanos en relación a su información de tipo personal. Ese refuerzo, a su vez, conlleva una mayor complejidad para algunos gestos cotidianos de muchas empresas (grandes, pero también pymes, microempresas, profesionales liberales…) como, por ejemplo, el envío de newsletters.

Hablamos de cuestiones como el consentimiento expreso para recibir información, que pasa a ser indispensable; ya no bastará con facilitar darse de baja de, pongamos por caso, la recepción de correos sobre las novedades de una empresa. Asimismo, a los conocidos como derechos ARCO (al acceso, rectificación, cancelación y oposición) se suman ahora dos más: a la portabilidad de datos y al olvido. Utilizar el software de Sage puede convertirse en uno de los pilares sobre los que la empresa haga descansar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Sage y la GDPR: su potencia como gestor de información

Aunque no todas las infracciones se van a considerar de la misma gravedad (dependerá del número de personas afectadas o de que los datos puestos en riesgo sean considerados no solo personales, sino también sensibles, entre otras cuestiones), las multas pueden llegar al 4% de la facturación global de las empresas (o a 20 millones de euros). De ahí la importancia de que las empresas hayan actualizado sus procesos para el momento de la entrada en vigor del GDPR.

¿Cómo nos puede ayudar Sage? Uno de los ejemplos más claros es a través de la anonimización de datos. ¿En qué consiste este proceso y para qué puede resultar útil? Según el RGPD, dato personal es toda aquella información “sobre una persona física identificada o identificable”. Así que incluye tanto aquellos datos propios relacionados con la identidad (por ejemplo, los fisiológicos o genéticos, culturales, etc.), como los que de forma indirecta puedan llevar a identificar (sacar del anonimato) a esa persona (un nombre, una dirección IP, etc.). Sage nos permitirá cumplir la ley sin renunciar a información de utilidad para nuestra empresa.

Sage te ayuda a cumplir con la GDPR: la anonimización de datos a través de Sage

Si una persona decide ejercer el derecho al olvido de su información personal con respecto a una compañía (porque los datos con los que cuenta la empresa no son necesarios para la finalidad con la que se recopilaron, no ha mediado consentimiento previo o se captaron de forma ilícita), esta debería borrar todos los registros que tenga sobre dicha persona. Al hacerlo, no solo perdería la información personal del cliente, sino otra ligada a él que, sin afectar a su privacidad, puede resultarle útil a la compañía en cuestiones como la recopilación de datos estadísticos.

Sage CRM se ha actualizado para automatizar todos los mecanismos que llevarán al cumplimiento del GDPR. Pero, además, Sage cuenta con soluciones pensadas para anonimizar la información, a través de la eliminación de los datos que permitan identificar a individuos concretos, salvaguardando, no obstante, la información no personal, sino genérica. Un tipo de información muy útil si se sabe explotar (zonas postales, medias de edad o de ingresos, niveles formativos, etcétera).

Sage te ayuda a cumplir con la GDPR: mantener información útil cumpliendo la ley

El CRM de Sage hace posible validar de forma masiva qué campos de los registros de la empresa deben pasar a ser anónimos. Al mismo tiempo, la integración y sincronización de los softwares de CRM y de ERP de Sage logrará que los procesos de anonimización queden registrados y a la vista, de forma automática, también en el ERP de la empresa. Así su negocio no perderá oportunidades estratégicas, pero tampoco se arriesgará a sufrir importantes sanciones (o el descrédito que puede acarrear una mala gestión de la privacidad de los clientes).

En Infordisa estamos preparados para acompañarle en el proceso de adaptación a la nueva normativa, y para asegurar que su empresa logará el cumplimiento de la misma. Somos expertos en implantar y gestionar el software Sage que, como hemos visto, será una pieza clave para lograr el éxito en este camino. No dude en dejarse acompañar por nuestros profesionales.

 

Capsules estrategiques rendiment comercial

El pasado día 7 de octubre, tuvo lugar la presentación de la Cápsula Estratégica #AnemPerFeina que quería ayudar a las empresas a mejorar su rendimiento comercial. La presentación se llevó a cabo en el Hotel Class de Valls, y fue conducida por el consultor de empresa Albert Pàmies (Parés y Aubia). Durante dos horas, reflexionamos sobre el comportamiento del mercado, su evolución durante la crisis, y múltiples posibilidades para gestionar mejor esta parte de nuestra empresa.

 capsula-04capsula-03capsula-01capsula-02

 

Reflexionamos sobre la importancia de gestionar de una manera óptima y cuidadosa el departamento que suele estar más olvidado, y que sin duda es el más trascendental, el departamento comercial. Sin un buen planteamiento comercial es inviable plantear una mejora de las ventas y rendimiento de la empresa. Por tanto, la mejora del rendimiento de la empresa, pasa obligatoriamente por una óptima gestión del departamento comercial.

Esto significa que a nivel empresarial y directivo, hay que tener muy clara la visión, misión y valor de la propuesta comercial. Es necesario que desde los inicios, y planteado como un recorrido transversal, saber comunicar con autoridad qué es lo que hace la empresa y transmitir como el producto o servicio podrá ayudar a nuestro cliente.

Sin embargo, sin un análisis cuidadoso de las gestiones que se hagan a nivel comercial, se corre el riesgo de que este esfuerzo quede en vano y no sepamos nunca si estamos yendo por el buen camino. Es por ello que la utilización de herramientas de gestión comercial como las herramientas CRM permiten analizar todo este proceso y no perder energía y esfuerzos en vano.

Se ha planteado cuántas oportunidades de venta no se cierran por culpa de un mal control de estas oportunidades?

Se ha planteado cuántas oportunidades de venta no se cierran por culpa de un mal control de estas oportunidades? Quizás sencillamente porque caen en el olvido, se pierden, quedan en tierra de nadie, y finalmente se quedan sin cerrar. Pues las herramientas CRM aportan este control extra, permitiendo, entre muchas otras opciones, documentar estas oportunidades y controlarlas a lo largo del proceso de venta sin que caigan en el olvido.

Si se identifica como un director comercial o ejecutivo, y cree que realmente esta problemática es habitual en su empresa, contacte con nosotros y le demostraremos cómo, las herramientas CRM, mejoran de manera exponencial, la gestión de sus oportunidades de venta .

Podrá descubrir más sobre CRM, en la página Sage CRM de nuestra web

Getting things done sage crm

Utilizas el CRM para trabajar con eficacia? A partir de la idea básica de David Allen para trabajar con eficacia, descrita en su libro Getting Things Done (GTD), le proponemos 5 maneras de actuar correctamente para una mejora del rendimiento a nivel empresarial utilizando Sage CRM. Un CRM (Customer Relationship Management) en esencia está orientado a mejorar la gestión comercial con nuestros clientes, pero si entendemos los conceptos básicos que explica David Allen en su libro de productividad personal, veremos cómo podemos utilizar CRM para mejorar nuestra eficacia y la de nuestro equipo. A continuación os mostramos 5 claves a tener en cuenta:

1RECOGE El primer paso consiste en la recopilación de datos procedentes de diferentes lugares y guardarlo en un solo lugar. El CRM hace que sea más fácil reunir en un solo lugar información de la empresa del cliente, sus contactos y productos. Puedes entrar información directamente en el CRM o asociar documentación, emails y otras informaciones relevantes.

Gracias a que CRM se sincroniza con Exchange, también puedes adjuntar archivos, emails y relacionarlos con empresas o clientes.

Allen explica que un servicio al cliente profesional, debe trabajar con un gran volumen de información y gestionarla correctamente es clave. Con un CRM puedes almacenar grandes volumen de información digitalmente, lo que permite eliminar el papeleo tanto molesta y peligrosa, y permite que el equipo disponga de toda la información sin la necesidad de perder tiempo buscándola.

2PROCESA Una vez recogida toda la información hay que preguntarse qué significa esta información y qué necesitamos extraer. Según dice Allen, hay que identificamos cada item, y decidimos qué es, qué significa y qué haremos con él.

Sage CRM lleva una herramienta interna que nos permite gestionar esta información y automatizar sus procesos. Se trata del “Workflow” y nos permite automatizar gran parte de las tareas y procedimientos para asegurar su funcionamiento y su utilización.

3ORGANIZA Este paso implica organizar toda la información disponible para actuar posteriormente. El CRM es una herramienta perfecta para la organización de información de manera contextual. Te permite organizar emails, documentos, ofertas, incidencias, etc, para cliente de manera que con un simple vistazo, podemos extraer una valoración objetiva del estado de la relación con el cliente.

Nos permite también generar centrales de conocimiento para que toda la organización tenga disponible problemáticas varias con el cliente y se puedan resolver más rápidamente. Finalmente, también nos permite avisar a los consultores comerciales a los que hay que hacer seguimiento de manera que tengan todo su tiempo disponible para las tareas que realmente importan.

4REVISA Para trabajar con eficacia, es vital revisar información, tareas y proyectos regularmente y preguntarse: ¿Qué me toca hacer ahora? Cuando lo tengo que hacer? Es por est tmotiu que muchas veces es vital hacer revisiones semanales para controlar el estado del trabajo. David Allen dice: “Todo lo que requiere acción, debe ser revisado de manera frecuente para evitar tener que pensar constantemente”.

Sage CRM tiene una herramienta muy interesante para llevar a cabo esta revisión semanal. Permite personalizar las pantallas y mostrar la información más relevante para su revisión. Por ejemplo, un gestor de ventas puede personalizar un panel de control con el fin de ver en una sola página, tareas, calendarios, oportunidades pendientes y novedades.

5ACTUA No tiene sentido realizar todas estas tareas anteriores si no van acompañadas de la fase final de ejecución. Sage CRM ayuda a completar las vuestro próximas acciones de diferentes maneras:

A nivel comercial, nos permite generar ofertas, seguimiento de oportunidades, ventas cruzadas, etc. A nivel de atención al cliente, nos permite ver un histórico de comunicaciones con el cliente, ver sus incidencias y resoluciones, y ofrecer la respuesta más precisa según la necesidad. Y a nivel funcional, el acceso móvil del CRM permite a todos los usuarios disponer de esta información siempre disponible y desde cualquier dispositivo, de modo que en cualquier momento de decisión podamos actuar correctamente.

Sabies que murano es

Sage es una empresa inglesa de Newcastle que en 2005 compró Logic Control, una empresa de Sabadell especializada en ofrecer soluciones de software ERP para PYMEs españolas. Con esta adquisición Sage ha conseguido una cuota de mercado del 55% en el sector de los programas de gestión empresarial a nivel español. Infordisa era partner de Logic Control casi desde nuestros inicios, ya que la posibilidad de ofrecer una solución global a nuestros clientes, que integrara software y hardware, ha sido siempre nuestra máxima.

Trabajábamos con Logic Class de Logic Control, y desde la fusión, somos expertos también en Sage Murano de Sage

Con la compra de Logic Control por parte de Sage, pasamos a ser partners oficiales de Sage, con un larga trayectoria y un extenso conocimiento de las soluciones ofrecidas. La ambición siempre ha sido uno de nuestros motores, y es por eso que hemos adquirido con los años otros partners, que han colaborado en la ampliación del soporte y calidad del servicio para nuestros clientes.

El conocido Sage Murano, es el fruto de la compra de la marca catalana por parte de Sage, y la evolución de lo que era Logic Class. Éste era una de nuestras principales apuestas en cuanto a software y así lo ha sido siendo con los años.

Además de ser expertos conocedores del ERP Sage Murano, disponemos de un equipo de programadores en tecnología ASP.net. Visual Basic sobre cualquier BBDD para dar soluciones a las necesidades particulares de cada cliente para integrarlos en el ERP. Estamos especializados en formación, consultoría, programación y puesta con marcha del Erp Sage murano.

Con los años, hemos diversificado también nuestra dedicación con software, y hemos incorporado a nuestra cartera, otros productos como Sage SP o la reciente incorporada Corus, de propiedad de Infordisa.

10 pecados crm

Os presentamos un artículo muy interesante donde explicamos la importancia de una correcta adopción del CRM por parte de los usuarios. Según Forrester, la principal causa de fracaso en la implantación es, en un 70%, debido a este proceso de adopción. Es por este motivo, que a continuación detallamos un resumen de los 10 “pecados capitales” que suelen provocar fracasos en las implantaciones.

 

Creer que con la aprobación de gerencia será suficiente

A pesar de esta aprobación es necesaria y vital para que los usuarios utilicen el CRM, no es suficiente. No hay que caer en el error de pensar que por el simple hecho de que gerencia dé apoyo, sencillamente se utilizará. A pesar de ser un paso vital, no asegura nada. Todo depende de los usuarios finales.

 

Avanzar solos y hacer una entrega final a los usuarios

Esta actuación no sólo es arriesgado desde el punto de vista funcional, sino que también nos compromete al sistema y hace más reticentes a los usuarios.

La presentación de prototipos, entregas intermedias, demos, talleres, etc., es fundamental para validar que estamos en la buena dirección y conseguir la aprobación y compromiso del usuario que lo utilizará.

 

Penetrar tímidamente en el sistema

El hecho de implantarlo con lentitud y no provocar un cambio brusco en el funcionamiento de la operativa general, provoca a menudo que sencillamente los usuarios lo vean como algo opcional, y prescindible. Provoca que los usuarios sigan con plantillas de excel, documentación en papel, etc.

 

Pensar que la falta de adopción es por culpa de la herramienta

En este aspecto no hay dudas, y más si hablamos de Sage CRM, que aporta experiencia con el gran volumen de usuarios que trabajan en todo el mundo, y participan activamente en las comunidades de Internet. Echarle la culpa a la herramienta, con argumentos como la falta de usabilidad o rapidez, suele ser indicador de que algo está mal.

 

Elegir mal los usuarios clave

La elección de los usuarios no puede ser en función de los que tienen tiempo libre para trabajar, sino que hay que hacerlo con un criterio. Es importante que estos usuarios tengan un conocimiento amplio de la empresa, sobre los procesos de actuación, tenga capacidad de decisión, contacto con gerencia, y afinidad al cambio de tecnología. Sin embargo, sería un error elegir sólo un usuario clave por área, y vale la pena que existan diferentes impulsores internos de la aplicación dentro de la empresa.

 

Aplicar datos "sucios" o duplicados

La importación de datos nuevos “sucias” que se deben “limpiar” se puede hacer utilizando la entidad de referencias, que podremos convertir empresa una vez comprobamos la fiabilidad de los datos. De esta manera evitaremos duplicados o la introducción de datos que no sean correctos.

 

Aislar el CRM de nuestro programa de gestión

El traspaso de datos es uno de los momentos más delicados de una instalación. Hay que ser plenamente consciente y conocedor de las características a importar el CRM, y hacerlo meticulosamente. Es por este motivo que Sage pone a nuestra disposición el vinculador entre Sage CRM y Sage Murano, que permite intercomunicar los dos softwares con total fiabilidad y trabajando siempre con datos buenos. De esta manera, trabajaremos con las dos plataformas perfectamente enlazadas, haciendo que tanto el departamento administrativo, como el comercial (entre otros) queden fusionados.

 

No dar la suficiente importancia a la formación

A pesar de la mejora en usabilidad que ofrece Sage CRM 7.3 y la facilidad de utilización que ofrece la plataforma, un usuario común no está acostumbrado a trabajar con software de estas características, y por tanto, la formación de este es completamente necesaria para que se haga un buen uso.

Si no dedicamos suficiente tiempo a la formación, los usuarios podrían quedar des-asistidos o con dudas, y acabó abandonando el sistema para volver a las prácticas antiguas.

 

No hacer un contrato de mantenimiento

El mantenimiento en un software de estas características es vital, ya que nos permite ser conocedores del funcionamiento diario de la empresa y prevenir incidencias, malas costumbres o prepararnos para mejoras en la utilización. Además, facilita la formación de los usuarios ofreciendo un servicio técnico que apoya ante incidencias o dudas, y ofrece actualizaciones para mantener el sistema al día.

 

No medir la adopción ni premiar los resultados

Una vez implementado el CRM, hay que escoger una fórmula para calcular la adopción la utilización de los usuarios, saber quién lo utiliza y quién no, que hacen los usuarios y que hay que corregir o estimular para que la inversión del CRM dé sus frutos y conseguimos un ROI positivo.

 

Consejos clave sage crm

Microsoft Excel es una herramienta muy útil, es cierto. Es muy práctica para un amplio abanico de usos, desde elaborar presupuestos hasta crear listas. Sin embargo, independientemente de la habilidad que tengas o como creativo seas con esta herramienta, Excel tiene limitaciones. No puedes pretender gestionar una organización de ventas utilizando Excel o su aplicación asociada Outlook. En esta quinta entrega de nuestros consejos clave para una venta más efectiva, explicamos por qué los jefes de ventas que confían sólo en Excel o Outlook están pagando un alto precio en términos de pérdida de tiempo, acceso limitado a la información y, a la larga, pérdida de ventas.

A continuación presentamos ocho razones por las que no puedes confiar sólo con las hojas de cálculo:

 

1

Necesitas mejores
previsiones

Las previsiones creadas a partir de hojas de cálculo son débiles ya que no proporcionan cierta información, como:

  • El número de contactos, presentaciones o presupuestos que se necesitan para generar un objetivo de venta.
  • El volumen de preventas y el progreso respecto de los pedidos esperados.
  • El número de clientes que hizo pedidos durante el último período o durante el mismo período del año anterior.

 

2

No puedes permitirte trabajar
con información desactualizada

Una hoja de cálculo sólo proporciona una imagen de un momento puntual y enseguida queda obsoleta, salvo que se actualice regularmente. Por ejemplo, las previsiones para el próximo trimestre no siempre se actualizan cuando se reprograma una venta potencial que está a punto de cerrar. Esto se agrava cuando los equipos de venta y de gestión utilizan diferentes versiones de la hoja de cálculo.

 

3

Es crucial basarte
con la realidad

Los comerciales son personas optimistas por naturaleza. Sin embargo, una herramienta de gestión de ventas equilibra el optimismo con la realidad. Prepárate para ventas corrientes y valoraciones de oportunidades así como fechas límite, de manera que puedas asegurar un trabajo realizado más objetivo y un progreso en relación con cada cliente u oportunidad.

 

4

Necesitas saber que
hay que hacer a continuación

Las hojas de cálculo no desencadenan las acciones de una agenda cuando se asigna una acción a un cliente o una oportunidad, y no proporcionan un registro de acciones, correos electrónicos ni reuniones asociadas, etc.

 

5

Quieres estar
protegido

Las hojas de cálculo tienen poca utilidad si el jefe de ventas o un representante de ventas dejan la empresa. Debido al alto nivel de renovación del personal comercial, es crucial que toda la información sobre clientes, contactos y oportunidades almacene en un repositorio central de manera que no desaparezca cuando un representante de ventas marche.

 

6

Necesitas medios para
monitorear el progreso

Una hoja de cálculo apenas podrá proporcionar a un jefe de ventas los parámetros que necesita para crear y supervisar previsiones sólidas de ventas. Estos parámetros incluyen la proporción de contactos respecto de las ventas, la tasa de éxito de las propuestas y los presupuestos.

 

7

Hay que estar preparado para
cualquier contratiempo

Los fines de venta que dependen de hojas de cálculo corren el riesgo de verse sorprendidos o abrumados por cosas como un contratiempo en un objetivo.

 

8

El tiempo
es oro

Los jefes que monitorizan las ventas con hojas de cálculo pierden una gran cantidad de tiempo de trabajo muy valioso. Continúan dedicando tiempo a preparar informes y presentaciones así como recoger la información necesaria para sus informes.

 

¡Manos a la obra!

Dispones de las herramientas que necesitas para gestionar los objetivos y las previsiones de ventas? Revisa las razones por las que las hojas de cálculo pueden frustrar tus esfuerzos (según la lista) y determina si ha llegado el momento de dejar atrás Excel.

 

 

Regalito del mes infordisa

Os ofrecemos el documento especial de este mes que trata sobre la movilidad aplicada al entorno laboral. Descubre cuáles son los beneficios de aplicar sistemas y software de movilidad en su empresa. Consigue reducir gastos en estructuras poco flexibles, mejorar la dedicación al trabajo, más atención a las tareas, etc. Esperamos que os guste!

Una reflexión sobre movilidad
Indice de contenidos:
  • Una reflexión sobre movilidad
  • La movilidad llevada a la empresa
  • Tres pilares para empezar
  • Nuevas fronteras de accesibilidad
  • La movilidad más allá de los teléfonos
  • Soluciones de movilidad
  • Resumiendo la movilidad en 3 pasos
  • El futuro. La movilidad total
  • Sage catálogo. El futuro de la venta por catálogo

[freebiesub download=”https://www.infordisa.com/wp-content/uploads/2014/04/Coach-de-Movilidad-Yascha-Aciman.pdf”]