Guia pràctica per fer servir les eines d’intel·ligència artificial a l’empresa sense posar en risc les dades. Necessites ajuda? Demana la teva assessoria en IA.
Utilitza la IA amb compte (corporatiu)
Guia pràctica per fer servir eines d'intel·ligència artificial a l'empresa sense posar en risc les dades: quins comptes, quines eines, què passa amb la informació que hi poses i com connectar-les als teus sistemes.
Conceptes bàsics
No cal ser tècnic per fer servir bé la IA, però sí saber com funciona per sobre. Aquests vuit conceptes expliquen la majoria d'errors que veiem a les empreses.
- IA generativa
- Eines que creen contingut nou (text, imatges, codi, àudio) a partir d'una instrucció. ChatGPT, Copilot, Gemini o Claude en són exemples.
- Model de llenguatge
- El "motor" que hi ha darrere. Genera la resposta més probable segons el que ha après. No consulta una base de dades de veritats: escriu text que sembla correcte.
- Prompt
- La instrucció que li dones. Com més context i més clara sigui la petició, millor serà el resultat.
- Al·lucinació
- Quan la IA s'inventa una dada, una cita, una llei o una referència i ho diu amb total seguretat. Passa, i per això sempre cal revisar.
- Context
- Tot el que la IA "veu" en una conversa: el que has escrit, els fitxers que has pujat i les seves respostes. El que hi poses surt de l'empresa i va als servidors del proveïdor.
- Entrenament
- El procés amb què es crea i millora el model. Segons el tipus de compte, les teves converses poden servir per entrenar versions futures.
- Connector
- Un permís perquè la IA accedeixi a altres serveis: correu, calendari, documents, CRM o ERP. Molt útil, però és com donar-li una clau de l'empresa.
- Agent
- Una IA que no només respon, sinó que fa accions per tu: enviar correus, modificar fitxers, omplir formularis. Com més pot fer, més control necessita.
Compte personal o corporatiu: la decisió que ho canvia tot
El problema més habitual que trobem: treballadors fent servir la IA amb el seu compte personal, sovint gratuït, per feina de l'empresa. Funciona igual, però les dades i el control són d'una altra persona.
| Compte personal | Compte corporatiu (pla empresa) | |
|---|---|---|
| Qui en té el control | El treballador | L'empresa, a través de l'administrador |
| Entrenament amb les teves dades | Sovint activat per defecte (es pot desactivar, però depèn de cada persona) | Normalment desactivat per contracte |
| Quan algú marxa de l'empresa | Les converses i fitxers se'n van amb ell | L'empresa conserva la informació i li treu l'accés |
| Contracte de protecció de dades (RGPD) | No n'hi ha amb l'empresa | Sí: acord d'encarregat del tractament |
| Accés amb l'usuari de l'empresa | No | Sí, amb el mateix compte de Microsoft 365 o Google Workspace |
| Registre i auditoria | Cap visibilitat | L'administrador pot veure l'ús i aplicar polítiques |
Pagar no ho arregla tot: un pla individual de pagament continua sent un compte personal. El que importa és que el compte sigui de l'empresa i estigui sota el seu contracte.
On van les dades quan les enganxes a una IA
El que escrius o puges no es queda al teu ordinador. Aquest és el recorregut habitual:
Tres preguntes abans de fer servir qualsevol eina
- Fa servir les nostres dades per entrenar el model? Ho podem desactivar per a tota l'empresa?
- On es guarden les dades i durant quant de temps?
- Hi ha un contracte de tractament de dades signat amb l'empresa?
Si no saps respondre-les, l'eina no està preparada per a informació de l'empresa. Les condicions dels proveïdors canvien sovint: revisa-les a la seva web o pregunta al teu proveïdor IT.
El semàfor de dades
Una regla senzilla per decidir què pots posar en una eina d'IA. Abans d'enganxar res, pregunta't de quin color és.
Verd
Endavant, en qualsevol eina corporativa.
- Informació pública (web, notícies, catàlegs)
- Esborranys sense dades de ningú
- Idees, esquemes, traduccions de textos genèrics
Groc
Només amb eines aprovades per l'empresa i amb el compte corporatiu.
- Documents interns i dades comercials
- Contractes, ofertes, informes
- Dades de clients, millor anonimitzades
Vermell
No ho posis. Si cal, consulta-ho abans amb direcció o IT.
- Contrasenyes, claus, accessos
- Dades bancàries, DNI, nòmines
- Salut, baixes i dades sensibles de persones
Prova-ho: puc posar això a la IA?
Tria un exemple i mira de quin color és.
Quina IA per a cada cosa
No hi ha una IA millor que les altres per a tot. La pregunta bona és: què vull fer i amb quines dades? Com a regla general, la millor eina és la que ja està integrada a l'entorn que l'empresa controla.
| Vull… | Tipus d'eina recomanada | Compte amb… |
|---|---|---|
| Redactar correus, resumir documents, preparar reunions | La IA integrada a la teva suite: Copilot a Microsoft 365 o Gemini a Google Workspace. Treballa amb els teus fitxers i respecta els permisos que ja tens. | Que la llicència sigui de l'empresa i que els permisos de carpetes estiguin ben posats. |
| Analitzar documents llargs, preparar propostes, raonar un problema | Assistents generals (ChatGPT, Claude, Gemini) amb pla d'empresa. | Mai amb compte personal si hi ha dades de color groc. |
| Fer actes de reunions o trucades | Eines de transcripció i resum. | Avisa els assistents que s'enregistra. És una qüestió legal i de confiança. |
| Consultar dades de l'ERP o el CRM | Connectors controlats, configurats pel teu proveïdor IT. | Permisos mínims i només de lectura sempre que es pugui. |
| Crear imatges o textos de màrqueting | Generadors d'imatge i assistents de redacció. | Drets d'ús, i no pujar fotos de persones sense consentiment. |
| Prendre decisions sobre persones (selecció, avaluacions) | Només com a suport, mai com a decisió final. | La normativa europea ho considera alt risc. Sempre hi ha d'haver una persona que decideix. |
Connectar la IA al correu, als documents o al CRM
Els connectors fan que la IA sigui molt més útil: pot buscar en el teu correu, llegir documents o consultar clients. Però cada connexió és un accés nou a informació de l'empresa.
Té sentit connectar-la quan…
- L'eina és corporativa i està aprovada per l'empresa.
- Hi ha una tasca repetida que estalvia temps de veritat.
- Pots limitar-ne l'accés a les carpetes o bústies necessàries.
- N'hi ha prou amb llegir, sense enviar ni modificar.
Millor no fer-ho quan…
- L'eina és personal o de prova.
- Et demana permisos de tot (correu, Drive sencer, contactes) "per si de cas".
- Pot enviar, pagar o esborrar sense que ho confirmis.
- No saps qui la va connectar ni si encara es fa servir.
Un risc nou: un correu o un document pot contenir text amagat pensat per enganyar la IA perquè faci alguna cosa que tu no has demanat. Per això les accions importants (enviar, pagar, esborrar) les ha de confirmar sempre una persona.
Per a l'equip
Deu hàbits per fer servir la IA cada dia
- Compte de l'empresa, semprePer feina, només amb el compte corporatiu. El personal, per a coses personals.
- Mira el semàfor abans d'enganxarSi és vermell, no hi va. Si és groc, només en eines aprovades.
- Dona context, no dadesEscriu "el client A" en lloc del nom real. La IA no el necessita per ajudar-te.
- Revisa xifres, noms i lleisLa IA s'equivoca amb molta seguretat. Comprova-ho tot abans de fer-ho servir.
- Tu signes, tu responsEl que envies és teu, encara que ho hagi escrit la IA.
- Contrasenyes, maiNi contrasenyes, ni claus d'accés, ni captures on se'n vegin.
- Avisa quan enregistrisSi fas servir una eina per transcriure una reunió, digues-ho a l'inici.
- Sigues transparentSi un document important s'ha fet amb IA, que se sàpiga.
- No instal·lis per lliureExtensions, apps o connectors nous, sempre consultant abans amb IT.
- Si dubtes, preguntaUna consulta de dos minuts evita una fuga de dades.
Com demanar-ho perquè surti bé
Un bon prompt té cinc ingredients:
- Rol: qui vols que sigui
- Tasca: què ha de fer
- Context: per a qui i per què
- Format: com ho vols
- Límits: to, extensió, què evitar
Fes-me un correu per a un client que es queixa.
Ets responsable d'atenció al client d'una empresa de serveis. Escriu una resposta a un client que es queixa d'un retard de tres dies en una entrega. Vull reconèixer l'error, explicar que ja està resolt i oferir-li un descompte del 5% a la propera comanda. To proper i professional, màxim 120 paraules, en català.
Per a direcció
El que ha de decidir l'empresa
Si l'empresa no ofereix eines d'IA, el personal les farà servir igualment, pel seu compte. Prohibir-ho sense alternativa no funciona: el millor és triar bé, donar accés i posar normes clares.
El marc legal, en dues línies
El Reglament europeu d'IA obliga, des del febrer de 2025, que les empreses que fan servir sistemes d'IA vetllin perquè el seu personal tingui un nivell suficient d'alfabetització en IA. I el RGPD continua aplicant-se a qualsevol dada personal que passi per una eina d'IA.
Aquesta guia és divulgativa i no substitueix l'assessorament jurídic.
Errors habituals que veiem
- Estalviar amb comptes gratuïtsEl cost real és perdre el control de la informació.
- Prohibir sense donar alternativaL'ús continua, però amagat i sense cap control.
- Comprar llicències sense formacióL'eina hi és, però ningú la fa servir bé.
- Connectar-ho tot des del primer diaMillor començar amb poc, mesurar i ampliar.
Com t'hi pot ajudar Infordisa
Us acompanyem perquè la IA sigui una eina de l'empresa i no un risc:
- Diagnosi de les eines d'IA que ja s'utilitzen a la vostra empresa.
- Desplegament d'eines d'IA amb comptes corporatius i permisos ben configurats.
- Redacció de la política d'ús d'IA i la classificació de dades.
- Formació pràctica per a l'equip i per a direcció.
- Connexió segura de la IA amb els vostres sistemes de gestió.
Parla amb el teu contacte habitual d'Infordisa.
La IA ja és a la teva empresa.
Posem-hi ordre.
Mirem quines eines d’IA ja s’utilitzen a la vostra empresa, quins riscos hi ha amb les dades i per on té sentit començar: comptes corporatius, política d’ús, formació de l’equip o connexió amb els vostres sistemes.
hola@infordisa.com
Demana la teva assessoria en IA
