Guía práctica para utilizar las herramientas de inteligencia artificial en la empresa sin poner en riesgo los datos. ¿Necesitas ayuda? Pide tu asesoría en IA.
Utiliza la IA con cuidado (corporativo)
Guía práctica para utilizar herramientas de inteligencia artificial en la empresa sin poner en riesgo los datos: qué cuentas, qué herramientas, qué ocurre con la información que pones y cómo conectarlas a tus sistemas.
Conceptos básicos
No hace falta ser técnico para utilizar bien la IA, pero sí saber cómo funciona por encima. Estos ocho conceptos explican la mayoría de errores que vemos en las empresas.
- IA generativa
- Herramientas que crean contenido nuevo (texto, imágenes, código, audio) a partir de una instrucción. ChatGPT, Copilot, Gemini o Claude son ejemplos.
- Modelo de lenguaje
- El "motor" que está detrás. Genera la respuesta más probable según lo aprendido. No consulta una base de datos de verdad: escribe texto que parece correcto.
- Prompt
- La instrucción que le das. Cuanto más contexto y más clara sea la petición, mejor será el resultado.
- Alucinación
- Cuando la IA se inventa un dato, una cita, una ley o una referencia y lo dice con total seguridad. Ocurre, y por eso siempre hay que revisar.
- Contexto
- Todo lo que la IA "ve" en una conversación: lo que has escrito, los archivos que has subido y sus respuestas. Lo que pones sale de la empresa y acude a los servidores del proveedor.
- Entrenamiento
- El proceso con el que se crea y mejora el modelo. Según el tipo de cuenta, tus conversaciones pueden servir para entrenar futuras versiones.
- Conector
- Un permiso para que la IA acceda a otros servicios: correo, calendario, documentos, CRM o ERP. Muy útil, pero es cómo darle una clave de la empresa.
- Agent
- Una IA que no sólo responde, sino que realiza acciones para ti: enviar correos, modificar archivos, rellenar formularios. Cuanto más puede hacer, mayor control necesita.
Cuenta personal o corporativa: la decisión de que lo cambia todo
El problema más habitual que encontramos: trabajadores utilizando la IA con su cuenta personal, a menudo gratuita, por trabajo de la empresa. Funciona igual, pero los datos y control son de otra persona.
| Cuenta personal | Cuenta corporativa (plan empresa) | |
|---|---|---|
| Quien tiene el control | El trabajador | La empresa, a través del administrador |
| Entrenamiento con tus datos | A menudo activado por defecto (se puede desactivar, pero depende de cada persona) | Normalmente desactivado por contrato |
| Cuando alguien se marcha de la empresa | Las conversaciones y archivos se van con él | La empresa conserva la información y le quita el acceso |
| Contrato de protección de datos (RGPD) | No hay con la empresa | Sí: acuerdo de encargado del tratamiento |
| Acceso con el usuario de la empresa | No | Sí, con la misma cuenta de Microsoft 365 o Google Workspace |
| Registro y auditoría | Ninguna visibilidad | El administrador puede ver su uso y aplicar políticas |
Pagar no lo arregla todo: un plan individual de pago sigue siendo una cuenta personal. Lo importante es que la cuenta sea de la empresa y esté bajo su contrato.
¿Dónde van los datos cuando los enganchas a una IA
Lo que escribes o subes no se queda en tu ordenador. Éste es el recorrido habitual:
Tres preguntas antes de utilizar cualquier herramienta
- ¿Utiliza nuestros datos para entrenar el modelo? ¿Podemos desactivarlo para toda la empresa?
- ¿Dónde se guardan los datos y durante cuánto tiempo?
- ¿Existe un contrato de tratamiento de datos firmado con la empresa?
Si no sabes responderlas, la herramienta no está lista para información de la empresa. Las condiciones de los proveedores cambian con frecuencia: revísalas en su web o pregunta a tu proveedor IT.
El semáforo de datos
Una regla sencilla para decidir lo que puedes poner en una herramienta de IA. Antes de enganchar nada, pregúntate de qué color es.
Verde
Adelante, en cualquier herramienta corporativa.
- Información pública (web, noticias, catálogos)
- Borradores sin datos de nadie
- Ideas, esquemas, traducciones de textos genéricos
Amarillo
Sólo con herramientas aprobadas por la empresa y con la cuenta corporativa.
- Documentos internos y datos comerciales
- Contratos, ofertas, informes
- Datos de clientes, mejor anonimizados
Rojo
No lo pongas. Si es necesario, consúltalo antes con dirección o IT.
- Contraseñas, claves, accesos
- Datos bancarios, DNI, nóminas
- Salud, bajas y datos sensibles de personas
Pruébalo: ¿puedo poner esto en la IA?
Elige un ejemplo y mira de qué color es.
Qué IA para cada cosa
No hay una IA mejor que las demás para todo. La pregunta buena es: ¿qué quiero hacer y con qué datos? Como regla general, la mejor herramienta es la que ya está integrada en el entorno que la empresa controla.
| Quiero… | Tipo de herramienta recomendada | Cuidado con… |
|---|---|---|
| Redactar correos, resumir documentos, preparar reuniones | La IA integrada en tu suite: Copilot en Microsoft 365 o Gemini en Google Workspace. Trabaja con tus archivos y respeta los permisos que ya tienes. | Que la licencia sea de la empresa y que los permisos de carpetas estén bien puestos. |
| Analizar documentos largos, preparar propuestas, razonar un problema | Asistentes generales (ChatGPT, Claude, Gemini) con plan de empresa. | Nunca con cuidado personal si existen datos de color amarillo. |
| Realizar actos de reuniones o llamadas | Herramientas de transcripción y resumen. | Avisa a los asistentes que se graba. Es una cuestión legal y de confianza. |
| Consultar datos del ERP o el CRM | Conectores controlados, configurados por tu proveedor IT. | Permisos mínimos y sólo de lectura siempre que sea posible. |
| Crear imágenes o textos de marketing | Generadores de imagen y asistentes de redacción. | Derechos de uso y no subir fotos de personas sin consentimiento. |
| Tomar decisiones sobre personas (selección, evaluaciones) | Sólo como soporte, nunca como decisión final. | La normativa europea lo considera alto riesgo. Siempre debe haber una persona que decide. |
Conectar la IA al correo, a los documentos o al CRM
Los conectores hacen que la IA sea mucho más útil: puede buscar en tu correo, leer documentos o consultar clientes. Pero cada conexión es un nuevo acceso a información de la empresa.
Tiene sentido conectarla cuando…
- La herramienta es corporativa y está aprobada por la empresa.
- Hay una tarea repetida que ahorra tiempo de verdad.
- Puedes limitar el acceso a las carpetas o buzones necesarios.
- Basta leer, sin enviar ni modificar.
Mejor no hacerlo cuando…
- La herramienta es personal o de prueba.
- Te pide permisos de todo (correo, Drive entero, contactos) "por si acaso".
- Puede enviar, pagar o borrar sin que lo confirmes.
- No sabes quién la conectó ni si todavía se utiliza.
Un riesgo nuevo: un correo o un documento puede contener texto escondido pensado para engañar a la IA para que haga algo que tú no has pedido. Por eso las acciones importantes (enviar, pagar, borrar) deben confirmarlas siempre una persona.
Para el equipo
Diez hábitos para utilizar la IA todos los días
- Cuenta de la empresa, siemprePor trabajo, sólo con la cuenta corporativa. El personal, para cosas personales.
- Mira el semáforo antes de engancharSi es rojo, no va. Si es amarillo, sólo en herramientas aprobadas.
- Mujer contexto, no datosEscribe "el cliente A" en lugar del nombre real. La IA no le necesita para ayudarte.
- Revisa cifras, nombres y leyesLa IA se equivoca con mucha seguridad. Compruébalo todo antes de utilizarlo.
- Tú signos, tú respondesLo que envías es tuyo, aunque lo haya escrito la IA.
- Contraseñas, nuncaNi contraseñas, ni claves de acceso, ni capturas donde se vean.
- Avisa cuando grabesSi utilizas una herramienta para transcribir una reunión, dilo al inicio.
- Sé transparenteSi un documento importante se ha hecho con IA, que se sepa.
- No instales por libreExtensiones, apps o conectores nuevos, siempre consultando antes con IT.
- Si dudas, preguntaUna consulta de dos minutos evita una fuga de datos.
Cómo pedirlo para que salga bien
Un buen pronto tiene cinco ingredientes:
- Rol: quien quieres que sea
- Tarea: qué debe hacer
- Contexto: para quién y por qué
- Formato: cómo lo quieres
- Límites: tono, extensión, qué evitar
Hazme un correo para un cliente que se queja.
Eres responsable de atención al cliente de una empresa de servicios. Escribe una respuesta a un cliente que se queja de un retraso de tres días en una entrega. Quiero reconocer el error, explicar que ya está resuelto y ofrecerle un descuento del 5% en el próximo pedido. Tono cercano y profesional, máximo 120 palabras, en catalán.
Para dirección
Lo que debe decidir la empresa
Si la empresa no ofrece herramientas de IA, el personal las utilizará igualmente, por cuenta propia. Prohibirlo sin alternativa no funciona: lo mejor es elegir bien, dar acceso y poner normas claras.
El marco legal, en dos líneas
El Reglamento europeo de IA obliga, desde febrero de 2025, a que las empresas que utilizan sistemas de IA velen por que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA. Y el RGPD sigue aplicándose a cualquier dato personal que pase por una herramienta de IA.
Esta guía es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico.
Errores habituales que vemos
- Ahorrar con cuentas gratuitasEl coste real es perder el control de la información.
- Prohibir sin dar alternativaEl uso sigue, pero escondido y sin control alguno.
- Comprar licencias sin formaciónLa herramienta está ahí, pero nadie la utiliza bien.
- Conectar todo desde el primer díaMejor empezar con poco, medir y ampliar.
Cómo te puede ayudar Infordisa
Le acompañamos para que la IA sea una herramienta de la empresa y no un riesgo:
- Diagnóstico de las herramientas de IA que ya se utilizan en su empresa.
- Despliegue de herramientas de IA con cuentas corporativas y permisos bien configurados.
- Redacción de la política de uso de IA y la clasificación de datos.
- Formación práctica para el equipo y dirección.
- Conexión segura de la IA con sus sistemas de gestión.
Habla con tu contacto habitual de Infordisa.
La IA ya está en tu empresa.
Pongamos orden.
Miramos qué herramientas de IA ya se utilizan en su empresa, qué riesgos hay con los datos y por dónde tiene sentido empezar: cuentas corporativas, política de uso, formación del equipo o conexión con sus sistemas.
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