En los últimos años el uso de servicios de almacenamiento en la nube, tales como Dropbox, Google Drive y similares, ha proliferado en gran medida y hoy son muchos los que, por sus múltiples ventajas, les aconsejan tanto para particulares, en su ámbito doméstico, como para empresas o profesionales. Sin embargo en este último supuesto se debe tener especial cuidado con la información que se “suba” a estos servicios cloud. ¿Por qué?
Dejando al margen el hecho de que puede producirse la falta de control de la empresa sobre la información aquí almacenada y el acceso y/o uso que pueden hacer los empleados con esta información (Ej. Que un trabajador descargue y conserve información de la empresa una vez extinguida la relación laboral), lo que seguramente muchas empresas ignoren es que están infringiendo la normativa sobre protección de datos de carácter personal.
Si en estos espacios virtuales almacenamos datos personales de clientes, tanto con las versiones de pago como con las gratuitas, de conformidad con la normativa europea estas empresas prestadoras del servicio cloud se convierten en encargados del tratamiento de estos datos, y el art. 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y el arte. 17 de la correspondiente Directiva europea nos obliga a suscribir con ellas un contrato donde se recoja su compromiso de tratar esta información de acuerdo con nuestras instrucciones, así como que no la utilizará para otros fines distintos ni la cederá a otras personas , y en el que asimismo se reflejen las medidas que están obligadas a implementar para garantizar la seguridad de estos datos.
Y aquí debemos decir que, en su mayoría, los términos y condiciones de estos servicios de almacenamiento no contemplan estas cuestiones, o al menos no adecuadamente.
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Como ejemplo Dropbox, en las condiciones para empresas se exime de “responsabilidad por eliminaciones o fallos al almacenar cualquier información de una cuenta de Servicios de un Cliente o Usuario final”.
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Con su adhesión al Port Segur garantiza que tus datos, como usuario/cliente suyo, gozarán de un nivel de protección equivalente al que exige la normativa europea, pero no garantiza por sí mismo que así sea respecto a los datos personales de terceros que se guardan en el Dropbox.
Por otro lado debemos tener en cuenta que si el prestamista o la ubicación de los servidores donde vamos a almacenar esta información se encuentra fuera del territorio del Espacio Económico Europeo, estaremos ante una transferencia internacional de datos y por tanto podríamos llegar a necesitar la previa autorización del director de la Agencia Española de Protección de Datos.
Ahora bien, esto no significa que las empresas españolas no puedan utilizar estos sistemas cloud de almacenamiento. Eso sí, si no queremos que de la nube nos caiga un aguacero lo deberíamos hacer o cumpliendo las exigencias anteriores, o no alojando información que contenga datos personales de terceros, o subiendo esta información una vez que la hayamos sometido a un correcto proceso de disociación .
Para ello, servicios como el nuestro backup online, cumplen la normativa legal vigente en cuanto a protección de datos, con contratos firmados por los implicados y asesoramiento técnico calificado y capacidad para llevar a cabo cualquier gestión necesaria para el mejor funcionamiento.
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