Microsoft Excel es una herramienta muy útil, cierto. Es muy práctica para un amplio abanico de usos, desde elaborar presupuestos a crear listas. Sin embargo, independientemente de la habilidad que tengas o como creativo seas con esta herramienta, Excel tiene limitaciones. Usted no puede pretender gestionar una organización de ventas utilizando Excel o su aplicación asociada Outlook. En esta quinta entrega de nuestros consejos clave para una venta más efectiva, explicamos por qué los jefes de ventas que confían sólo en Excel u Outlook están pagando un alto precio en términos de pérdida de tiempo, acceso limitado a la información y, a la larga, pérdida de ventas.
A continuación presentamos ocho motivos por los que no puedes confiar sólo en las hojas de cálculo:
 
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Necesitas mejores
previsiones

Las previsiones creadas a partir de hojas de cálculo son débiles puesto que no proporcionan cierta información, como:

• El número de contactos, presentaciones o presupuestos necesarios para generar un objetivo de venta.
• El volumen de preventas y el progreso respecto a los pedidos esperados.
• El número de clientes que realizó pedidos durante el último período o durante el mismo período del año anterior.

 
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No puedes permitirte trabajar
con información desactualizada

Una hoja de cálculo sólo proporciona una imagen de un momento puntual y enseguida queda obsoleta, a menos que se actualice regularmente. Por ejemplo, las previsiones para el próximo trimestre no siempre se actualizan cuando se reprograma una venta potencial que está a punto de cerrar. Esto se agrava cuando los equipos de venta y gestión utilizan diferentes versiones de la hoja de cálculo.
 
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Es crucial basarte
con la realidad

Los comerciales son personas optimistas por naturaleza. Sin embargo, una herramienta de gestión de ventas equilibra el optimismo con la realidad. Prepárate para ventas corrientes y valoraciones de oportunidades así como fechas límite, de forma que puedas asegurar un trabajo realizado más objetivo y un progreso en relación a cada cliente u oportunidad.
 
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Necesitas saber que
hay que hacer a continuación

Las hojas de cálculo no desencadenan las acciones de una agenda cuando se asigna una acción a un cliente o una oportunidad, y no proporcionan un registro de acciones, correos electrónicos ni reuniones asociadas, etc.
 
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Quieres estar
protegido

Las hojas de cálculo tienen poca utilidad si el jefe de ventas o un representante de ventas dejan a la empresa. Debido al alto nivel de renovación del personal comercial, es crucial que toda la información sobre clientes, contactos y oportunidades se almacene en un repositorio central de modo que no desaparezca cuando un representante de ventas se marche.
 
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Necesitas medios para
monitorizar el progreso

Una hoja de cálculo apenas podrá proporcionar a un jefe de ventas los parámetros que necesita para crear y supervisar previsiones sólidas de ventas. Estos parámetros incluyen la proporción de contactos respecto a las ventas, la tasa de éxito de las propuestas y los presupuestos.
 
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Hay que estar preparado para
cualquier contratiempo

Los jefes de venta que dependen de hojas de cálculo corren el riesgo de verse sorprendidos o abrumados por cosas como un percance en un objetivo.
 
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El tiempo
es oro

Las cabezas que monitorizan las ventas con hojas de cálculo pierden gran cantidad de tiempo de trabajo muy valioso. Siguen dedicando tiempo a preparar informes y presentaciones así como a recoger la información necesaria para sus informes.
 

¡Vamos por trabajo!

¿Dispones de las herramientas que necesitas para gestionar los objetivos y las previsiones de ventas? Revisa las razones por las que las hojas de cálculo pueden frustrar tus esfuerzos (según la lista) y determina si ha llegado el momento de dejar atrás a Excel.